Politique de confidentialité

1. Responsable du traitement

Le service ArtisanFlow est exploité sous la marque ArtisanFlow, dont la structure juridique est en cours de constitution. Les informations légales de l'éditeur (dénomination, forme juridique, numéro d'entreprise BCE, numéro de TVA et adresse du siège) seront publiées sur cette page dès qu'elles seront établies.

• Contact confidentialité : contact@artisanflow.be

Aucun délégué à la protection des données (DPO) n'a été désigné à ce stade et ArtisanFlow ne revendique aucune certification ni agrément.

2. Deux rôles distincts

ArtisanFlow est un outil professionnel : l'artisan y enregistre lui-même les informations de ses propres clients.

• ArtisanFlow est responsable du traitement pour les données liées à la création et à la gestion du compte de l'artisan, à la sécurité et au fonctionnement du service.
• ArtisanFlow agit pour le compte de l'entreprise utilisatrice (sous- traitant) pour les données que l'artisan saisit sur ses propres clients, interventions, devis, factures et dépenses. L'artisan reste responsable de la licéité de ces données et de l'information de ses clients.

3. Catégories de données traitées

Compte utilisateur

• adresse e-mail et identifiants d'authentification ;
• nom de l'entreprise indiqué à l'inscription, ou données du compte Google si vous choisissez la connexion Google (adresse e-mail et identifiant du compte) ;
• dates de création et de connexion gérées par le service d'authentification.

Informations professionnelles de l'artisan

• nom de l'entreprise, adresse, e-mail professionnel, téléphone, site web, numéro BCE, numéro de TVA, IBAN, logo ;
• préférences de relance automatique.

Données saisies sur les clients de l'artisan

• nom, e-mail, téléphone, adresse, notes ;
• interventions : titre, description, dates, statut ;
• devis et factures : lignes, montants HTVA/TVA/TVAC, statuts, dates d'échéance, envois, relances ;
• paiements enregistrés par l'artisan : date, mode de paiement, référence éventuelle ;
• PDF générés des devis et factures envoyés.

Dépenses et justificatifs

• fournisseur, catégorie, date, montants HTVA/TVA/TVAC, notes ;
• fichiers justificatifs (images ou PDF) importés par l'artisan.

4. Finalités et bases juridiques

• Fournir le service (compte, documents, planning, relances, dépenses, indicateurs) — exécution du contrat d'utilisation.
• Envoyer les e-mails transactionnels (devis, factures, relances demandées ou programmées par l'artisan) — exécution du contrat et intérêt légitime de l'artisan à communiquer avec ses clients.
• Sécurité, prévention des abus et bon fonctionnement technique — intérêt légitime.
• Respect d'obligations légales éventuelles — obligation légale.

ArtisanFlow n'utilise pas vos données à des fins publicitaires et ne les revend pas.

5. Analyse automatisée des justificatifs

Lorsque vous importez un justificatif de dépense et demandez une aide à la saisie, le contenu du fichier est transmis à un service d'intelligence artificielle (passerelle IA de Lovable, modèle Google Gemini) afin de proposer un préremplissage. Aucune décision automatisée produisant des effets juridiques n'est prise : les valeurs proposées sont de simples suggestions que vous validez ou corrigez avant enregistrement. Cette analyse n'est déclenchée que lorsque vous le demandez.

6. Prestataires techniques

• Lovable Cloud (infrastructure Supabase) — hébergement de la base de données, de l'authentification et du stockage des fichiers (logos, justificatifs, PDF).
• Lovable — hébergement de l'application web, envoi des e-mails transactionnels depuis le domaine notify.artisanflow.be, et passerelle IA.
• Google — uniquement si vous utilisez la connexion Google, et pour le modèle d'IA utilisé via la passerelle lors de l'analyse d'un justificatif.

Certains de ces prestataires peuvent traiter des données en dehors de l'Espace économique européen. Dans ce cas, les transferts reposent sur les mécanismes prévus par le RGPD mis en place par ces prestataires (notamment les clauses contractuelles types). Nous ne pouvons garantir davantage que ce que ces prestataires documentent publiquement.

8. Durées de conservation

• Données du compte et données métier : conservées tant que le compte est actif, puis supprimées ou anonymisées après clôture, sous réserve des délais légaux applicables aux documents commerciaux.
• Fichiers (justificatifs, logos, PDF) : conservés tant que l'élément associé existe dans votre compte ; supprimés lorsque vous supprimez cet élément.
• Historique des envois et relances : conservé pour assurer le suivi des documents et éviter les doublons d'envoi.

9. Sécurité

Les échanges sont chiffrés en HTTPS. Chaque compte est isolé au niveau de la base de données par des règles d'accès (row level security) et les fichiers sont stockés dans des espaces privés accessibles uniquement via des liens temporaires signés. Aucun système ne peut toutefois être garanti totalement infaillible.

10. Vos droits

Conformément au RGPD, vous disposez d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition et de portabilité, dans les conditions prévues par la réglementation. Une grande partie de ces droits peut être exercée directement dans l'application (modification ou suppression de vos données).

Si vous êtes le client d'un artisan utilisant ArtisanFlow, adressez votre demande directement à cet artisan, qui décide des données qu'il enregistre.

Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de l'Autorité de protection des données (Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles — www.autoriteprotectiondonnees.be).

11. Contact

Pour toute question relative à cette politique : contact@artisanflow.be.